Asociace hotelů a restaurací České republiky
Česky English
Česky English

Rozhovor s lektorem Akademie, panem Rysem, na téma BUDGETING

Datum: 28.11.2016

Jak by měli majitelé menších hotelů a penzionů postupovat při tvorbě budgetu?

Úvodem by bylo vhodné říci, že budget má svůj vývoj, jasná pravidla, strukturu, názvosloví i vznik. Anglické termíny je nutné používat zejména ve velkých nadnárodních řetězcích, aby se všichni mezi sebou správně domluvili. My se ale budeme věnovat budgetu tak, abychom jasně a srozumitelně popsali jeho roli pro potřeby penzionů, restaurací, hotelů, zkrátka všech, kdo mají nějaké tržby a náklady a nechtějí si svoji budoucnost nadále malovat tužkou na papír.

Majitelé nebo provozovatelé menších hotelů a penzionů si vystačí s jednodušší či složitější verzí „excelovské“ tabulky za použití vzorců a listů pro jednotlivá střediska a to nejen výnosová, ale i nákladová. A to za předpokladu rozložení tržeb podle potřeb do dnů, týdnů či měsíců, náklady jsou vždy měsíční. Zjednodušeně lze říci, že zaznamenáváme naše výnosy a náklady v definovaném formátu, který nám jednotlivé položky sčítá/odčítá. Budget by měl být zpracován vždy na finanční rok. Pracujeme s historií obvykle uplynulého roku a promítáme – plánujeme do budgetu náš plán na další rok, a to ve všech výnosových i nákladových položkách. Pomocí budgetu můžeme velmi dobře nastavovat a hodnotit mimo jiné i cíle pro naše zaměstnance. Budget musí odrážet vše, co nás v roce potká.

Existují nějaká základní pravidla?

Budget má pouze jednoho správce, ostatní spolupracují. Vždy by to měl být člověk, který ve společnosti odpovídá za finance. Kolegové, kteří se na budgetu podílí jednotlivými úkoly, neodpovídají za daně a jiné formy nákladů či výnosů, které daná společnost má. Veškeré příjmy a výdaje musí být ale zaznamenány, aby měl budget vypovídající hodnotu.

Odsouhlasený budget je uzamčen a pracujeme s ním pouze pro porovnání a plánování vývoje v souvislosti na probíhající změny.

Budget musí jasnou strukturu příjmů a výdajů, ta je pro jednotlivá střediska stejná a v daném roce se nemění. Pokud budete dělat změny v tabulkách, tak vždy od nového období. Změny si popisujte a archivujte, je vždy dobré vědět, proč jste udělali zásadní rozhodnutí a může vám to často pomoci i v budoucnosti.

Náklady si pro lepší práci můžete rozdělit na provozní a pevné.

Po dokončení budgetu hodnotíme výsledek celého roku, úpravy provádíme tam, kde jsou potřeba a kde to lze. Pokud náš roční výsledek není uspokojivý, připravíme si akční plán pro jednotlivá oddělení ke zlepšení výnosů a omezení nákladů – pozor nelze omezit náklad např. na nájem – můžete o něm jednat, ale takovou změnu můžete provést, až když nastane.

Jaká jsou důležitá vstupní data a čím začít? Co k vytvoření budgetu potřebujeme?

K vytvoření budgetu je jistě potřeba zaznamenat veškeré výnosy a náklady. Ujasnit si veškerá data, která budeme sledovat a jejich uspořádání tak, jak na sebe logicky navazují a kam patří. Je potřeba si rovněž dát pozor na data, která se nám mohou zdvojit nebo mohou být uvedena v chybné hodnotě. Každé středisko, ať již výnosové nebo nákladové, by mělo mít svoji vlastní kapitolu. Čím budou jednotlivé kapitoly detailnější, tím lépe bude budget moci v budoucnosti ovlivňovat rozhodnutí, která budete činit na základě skutečně dosažených výsledků. Ke správnému budgetu je potřeba připravit například odpovídající kalkulace jídel a to včetně likvidace (náklad na neprodaná jídla a jiné „provozní“ odpisy), ale i mzdy pro jednotlivé zaměstnance včetně všech zákonných náležitostí či plánovaných odměn. Součástí budgetu jsou rovněž veškeré půjčky, investice, leasing, nájem apod. Investice a jiné finanční toky by měly zůstat v režii finančního ředitele, naopak splátky za zařízení, nájmy apod. by měly mít v budgetu jednotlivá střediska tak, aby si manažeři těchto středisek naplno uvědomili, že nemají pouze tržby.

Jakým způsobem sebrat data potřebná pro vytvoření rozpočtu?

Pokud již svůj podnik provozujete několik let, jsou veškerá data k dispozici tzn., že znáte svoje tržby, náklady i jiné investice či poplatky. Je potřeba je jen správně rozdělit a přiřadit k jednotlivým střediskům. Pokud začínáte, máte nebo byste měli mít spočítáno, jakých tržeb budou jednotlivá střediska dosahovat, jaké budete mít náklady provozní, splátky úvěrů či jiných investic, pojištění apod. Náklady doporučuji mít připraveny přesně, nelze je vygumovat a může se stát, že k nákladům nebudete mít nastaveny adekvátní tržby.

Je potřeba dělat si rozpočet na den, měsíc , rok? Jiný rozpočet v sezoně?

Osobně jsem zastáncem sledování denních tržeb, naopak náklady je dobré sledovat měsíčně – pokud ovšem nemáte vysokou sezonu a počet externistů je tak vysoký, že může negativně ovlivnit celé hospodaření. Pak je nutné kontrolovat a porovnávat denně – vyplatí se vám to. Pokud máte správně připravený budget, je jasné, že máte jiný rozpočet na sezonu a mimosezonu. Sezonní tržby jsou ovlivňovány i počasím a je dobré si, mimo čísel, vést i poznámky (pokud se budeme bavit například o koupališti, budou zde jiné tržby při 20ti parných dnech, které máme v budgetu a jiné při10ti reálných dnech ve výsledku). Až budeme dělat rozvahu výsledku nebo plánovat další tržby, tyto zdánlivě nepodstatné informace nám velmi pomohou. Provoz přináší každý den nové situace, které musíme řešit a s odstupem času tyto důležité informace prostě vypustíme.

Kde je hlavní zdroj příjmů?

Hlavní zdroj příjmu pro hotel bude asi vždy ubytování, pro restauraci restaurace. Život se ale mění a tak dnes najdeme hotely, penziony i restaurace, které nabízejí rozdílné služby právě v reakci na jednotlivé sezony. Právě zde se v průběhu roku tyto zdroje mění a tak někdy musíme dát důraz na restauraci, jindy na stánek u sjezdovky, příští týden na kongres.

Zažil jsem provoz, kde se při pěkném slunečném dni zvýší tržby na stáncích i o tisíc procent a tržby jsou vyšší než tržby za ubytování. Díky budgetu jste ale vždy o krok na před. Bavíme se hodně o příjmech, ale nejhorší variantou je, pokud se soustředíme pouze na jednu část budgetu a necháme volně plynout náklady.

Jak se dá pracovat s výdaji?

Náklady – Výdaje si můžeme rozdělit na operativní a fixní. Fixní prostě platíme, zde žádná rada není. Operativní náklady, ale můžeme velmi dobře řídit.

Na výdaje, které plánujeme například na obnovu, či rekonstrukci si můžeme vytvořit rezervu, pokud to měsíční výsledky umožní, nebo je také musíme zrušit, protože naše výsledky nejsou v souladu s očekáváním. Představte si, že provozní manažer špatně naplánuje služby externím zaměstnancům, rozdá dovolené kmenovým zaměstnancům – výsledkem je pokles tržeb, který na první pohled nevidíme a zvýší náklady na externisty o desítky procent.

Dalším dobrým příkladem mohou být také náklady na prádelnu . Někdo, vám poradí, že si pere sám a je to levnější. Pokud si vše ale dobře nespočítáte a neporovnáte náklad před tím, než se rozhodnete pro změnu, může být vaše „úspora“ velmi drahým řešením. Není dražší řešení než si koupit nejlevnější pračku a sušičku – vaše náklady na energie a vyšší spotřebu prádla zjistíte až za několik měsíců. Takových příkladů je celá řada a najdeme je v každém zařízení.

Jak ovlivnit prostřednictvím rozpočtu ziskovost?

Velmi jednoduše, máme k tomu hned několik nástrojů. Můžeme pracovat s cenou podle obsazenosti či sezony, ale také vidíme v předpokladu, jakou máme ve výsledku skutečnou obsazenost. Všichni kdo pracují s budgetem, reagují na tyto změny v dostatečné předstihu.

Můžeme pracovat s nabídkami v restauraci ze předpokladu, že máme správné kalkulace a umíme náš tým správně motivovat k prodeji komodit, které potřebujeme prodávat.

Velmi dobře vidíme náklady na suroviny, které jednotlivá střediska spotřebovávají a můžeme je snadno porovnat s tím, jaké náklady jsme plánovali, zásoby ve skladech respektive inventurní rozdíly apod. Musíme také řídit náklady na externisty a agentury, kde se často pracuje pouze s pevným plánem a nereaguje se na aktuální provozní potřeby.

Zisk ovlivňuji nejen tržby, i když jsou na první pohled zásadní, ale faktem je, že i náklady musíme zaplatit a musíme tedy obě tyto skupiny řídit současně.

Na čem se rozhodně nevyplatí šetřit?

Rozhodně se nevyplatí šetřit na surovinách, kvalitním personálu, komfortu pro hosty, čistém a funkčním vybavení. Dobře vedený tým dokáže tyto investice mnohonásobně zhodnotit.

Co je prioritní?

Za sebe vidím prioritu v kvalitním a poctivém týmu, který dokáže realizovat naše vize. Budget v tomto případě může hrát velmi důležitou roli férového jednání. Ekonomické povědomí personálu tak nekončí u představy, že máte vysoké tržby a oni nízké platy. Zejména v malých provozech, kde se zaměstnanci prolínají s rodinnými příslušníky, jsou peníze vždy důležité téma. Je dobré, když vaši zaměstnanci vědí, že existují i náklady a namarkovaná tržba není váš osobní zisk.

Co při tvorbě rozpočtu nepodcenit?

Při přípravě prvního budgetu je velmi nebezpečné podcenit nebo nevyplnit veškeré náklady tzn. včetně všech odvodů i poplatků, které máme. Pro úplnost si představte, že i poplatek za stravenky či odvod tržby je součástí nákladů budgetu. Spolupráce s tím kdo, odpovídá za vaše finance je velmi důležitá!

Jsou k dispozici nějaké tabulky nebo modely, které pomohou „spočítat“ efektivní provoz?

Nadnárodní společnosti, velké řetězce mají sofistikovaný excelovský soubor, který si vytváří sami pro svoje potřeby. Pro začátek si jistě vystačíte s jednodušší formou excelu, a jak porostou vaše zkušenosti, můžete se pustit do více detailů. V každém případě neexistuje předepsaný soubor. To je, ale vaší výhodou, můžete si připravit přesně takový budget, který bude vyhovovat vašim potřebám.

Daniel Rys, Gastronomy and Customer Experience Consultant s více než 25 lety zkušeností v gastronomii. Posledních 15 let se věnoval řízení provozů nadnárodních hotelových a gastronomických řetězců (Hilton, Radisson SAS, Corinthia, Aramark nebo Sodexho).

Jako konzultant působil v oblastech řízení nákladů, operativy, procesů, plánování, kvality, nákupu, personálního řízení pro klienty například Úřad Vlády ČR, E.ON, Honeywell …

Zdroj:

http://gastroahotel.cz/rubriky/osobnosti/naucte-se-ridit-financni-toky-ve-vasem-penzionu/?utm_source=emailcampaign58&utm_medium=phpList&utm_content=HTMLemail&utm_campaign=Gastro%20%26%20Hotel%20News%2022%2F2016

Pro přidání komentáře se prosím přihlaste

Pokud již máte registraci, můžete se přihlásit

Přihlašovací jméno
Heslo
 

Zapomněli jste své heslo? Nechte si zaslat nové

Pokud nemáte ještě účet, můžete se zaregistrovat


Contact information